Home Office

Home Office – so gelingt Remote Work 2020

Zukunft Home Office? Die Arbeitswelt wie wir Sie kannten, steckt inmitten einer umfassenden Transformation, angetrieben durch Digitalisierung, Automatisierung und globale Vernetzung. Auf dem Weg zur Arbeitswelt 4.0 werden Bürowände eingerissen, Open Workspaces geschaffen, die deutsche Präsenzkultur gelockert und das Homeoffice als Symbiose von Arbeit und Privatem proklamiert.

Im  Homeoffice 2020 Ratgeber werfen wir einen Blick auf das Thema Homeoffice. Wie sieht der aktuelle Stand in Deutschland aus? Sind die Unternehmen bereit für Remote Work? Und möchten die Angestellten den Schreibtisch zugunsten des Arbeitszimmers im Home Office überhaupt verlassen? Nach einem Blick auf Vor- und Nachteile der Heimarbeit und einem kleinen Homeoffice-FAQ finden Sie im Abschnitt „Home Office – so macht es wirklich glücklich“ unsere Tipps für ein erfülltes Remote Working daheim.        

Unser Inhalt:

Home Office in deutschen Unternehmen

Homeoffice - Wunsch der Mitarbeitenden?

Homeoffice FAQ

Home Office Vorteile

Home Office - so macht Heimarbeit tatsächlich glücklich: 6 Tipps

 

Homeoffice in deutschen Unternehmen – reglementiert aber auf dem Vormarsch

Das Homeoffice ist längst nicht mehr nur das Terrain von Selbstständigen, sondern ist auch bei Angestellten ein immer stärker nachgefragtes und angebotenes Arbeitsmodell. Nach der neuesten bitkom-Erhebung von 2019 lassen mittlerweile 39% der 855 befragten Geschäftsführer und Personalverantwortlichen ihre Mitarbeiter auch im Homeoffice arbeiten. Tendenz steigend: Jedes zweite Unternehmen erwartet einen steigenden Homeoffice-Anteil. Bei den meisten befragten Arbeitsgebern (74 Prozent) ist die Arbeit im Home Office genau geregelt. Beispielsweise dadurch, dass Remote Work im Home Office nur am bestimmten Tagen erlaubt ist, um gleichzeitig gemeinsame Termine im Büro gewährleisten zu können. Bei 61 Prozent der Befragten ist die Homeoffice Option sogar nur an einem Tag – bevorzugt am Freitag – gestattet. Rund die Hälfte der Unternehmen gibt außerdem an, dass die flexible Heimarbeit im Homeoffice im Einzelfall immer durch den Vorgesetzten genehmigt werden muss. Die Unternehmen, die sich bis dato gegen das Homeoffice aussprechen, führen als Gründe die Ungleichbehandlung einzelner Mitarbeiter (65 Prozent) und die Sorge vor einem Produktivitätsverlust (58) ohne den direkten Austausch der Mitarbeiter im Homeoffice an.

Fazit: Das Thema Homeoffice nimmt zwar auch in Deutschland deutlich an Bedeutung zu, ist aber seitens der Unternehmen stark reglementiert. Im Sommer 2019 gibt es erste Stimmen in der Politik, die an diesem Widerstand durch ein verankertes Recht auf Heimarbeit im Home Office gesetzlich rütteln möchten.  

Home Office– nicht der Traum eines jeden Angestellten

Das Institut für Arbeitsmarkt-und Berufsforschung (IAB) hat kürzlich in einer Befragung zum Thema Home Office unter 16.000 unterschiedlich großen Betrieben auch bei den Nutzern des Homeoffice nachgehakt und liefert frische Zahlen zur Akzeptanz der Heimarbeit unter Angestellten. Wollen wir wirklich alle das Home Office? Immerhin schätzen 52% der Befragten die Arbeit im Homeoffice als durchweg positiv ein. Damit ist die Resonanz auf die mobile Arbeit im Homeoffice deutlich zweigeteilt. 48% Prozent berichten hingegen von ihren Problemen mit der neuen Freiheit im Home Office. Für sie wird aus dem positiven Grundgedanken der Vereinbarkeit von Beruf und Privatem die negativ konnotierte, verschwimmende Grenze von Mischung aus Job und Privatleben im Home Office. Dies insbesondere, weil die Arbeitszeiten im Home Office nicht immer klar definiert sind und dadurch auch abends oder am Wochenende gearbeitet wird. Eine weitere Hürde betrifft die fehlende soziale Komponente im Home Office. Jeder Fünfte der Befragten der IAB-Befragung führte den fehlenden Kontakt zu den Kollegen als negative Erfahrung im Homeoffice an.

Fazit: Schnell entsteht in der öffentlichen Diskussion um das Homeoffice und seine Vor- und Nachteile der Eindruck, dass die breite Masse der Bevölkerung ab und zu gerne von Zuhause im Home Office arbeiten würde. Tatsächlich möchten zwei Drittel der Befragten, die bis dato das Homeoffice nicht nutzten, den Büroarbeitsplatz auch in Zukunft nicht gegen das private Arbeitszimmer im Home Office eintauschen. Vice versa sind diejenigen, die das Homeoffice wünschen aber keine Möglichkeit bekommen, zunehmend unglücklich im Büro. Bei denjenigen, die den Schritt ins Homeoffice gewagt haben, liegen die positiven und negativen Erfahrungswerte gleichauf, mit leichtem Vorsprung für die Befürworter des Home Office. Aus dieser komplexen Ist-Situation ergibt sich für die Unternehmen spannende Fragestellungen und Herausforderungen auf die tatsächliche Ausgestaltung der internen Homeoffice-Regelung.

      Home Office FAQ

Gibt es ein Recht auf Homeoffice?

Es gibt bereits im Bundesarbeitsministerium konkrete Pläne für die Umsetzung eines Rechts auf Homeoffice. Bis dahin unterliegt es allein der unternehmerischen Entscheidung des Betriebs, ob eine derartige Home Office Regelung eingeführt wird. Dies gilt jedoch auch vice visa: Enthält der Arbeitsvertrag keine entsprechende Klausel, dürfen Angestellte auf der anderen Seite auch genauso wenig zur Heimarbeit im Homeoffice gedrängt werden. Selbst wenn die Betriebsstätte aufgelöst werden sollte, wäre es rechtswidrig den Mitarbeiter zur Arbeit im Home Office zu verpflichten. 

Wer trägt die Kosten für das Home Office?

Grundsätzlich ist der Arbeitsgeber für die notwendigen Arbeitsmittel im Home Office verantwortlich. Hierzu gehört beispielsweise ein Firmenlaptop. Arbeitet der Mitarbeiter überwiegend im eigenen Arbeitszimmer, ohne dass ihm ein eigener Arbeitsplatz in den Firmenräumlichkeiten zur Verfügung steht, ist der Arbeitsgeber dazu verpflichtet, das Arbeitszimmer im Homeoffice offiziell anzumieten oder dem Mitarbeiter eine monatliche Kostenpauschale für die Nutzung samt Nebenkosten für das Home Office zu bezahlen. In diesem Fall unterliegt der Arbeitsraum auch den Arbeitsschutzbestimmungen und muss dementsprechend Vorgaben hinsichtlich Büromöbel, Beleuchtung und Größe im Homeoffice erfüllen.

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Wer haftet bei Unfällen im Homeoffice?

Solange der Mitarbeiter im Home Office unmittelbar für das Unternehmen arbeitet, greift der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung im Homeoffice. Damit ist der Gang zum Drucker aber nicht etwa der Gang zur Kaffeemaschine in der Küche versichert. Anders als in den Firmenräumen gelten nämlich alltägliche Gänge zur Toilette oder in die Küche im Homeoffice als rein private Tätigkeit. Die Begründung? Der Arbeitgeber hat nicht das Risiko zu verantworten, wie die privaten Lebensbereiche des Arbeitsnehmers im Home Office genau ausgestaltet sind.   

Welche Arbeitszeiten gelten im Home Office?

Grundsätzlich gilt das Arbeitszeitgesetz auch in den eigenen vier Wänden. Dies bedeutet, dass der Mitarbeiter auch im Homeoffice in der Regel nicht länger als acht Stunden am Tag arbeiten darf. Hierzu gehört eine Pause von 30 Minuten. Wenn es die Auftragslage erfordert, darf der Arbeitstag im Home Office auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, vorausgesetzt, die Überstunden im Homeoffice werden innerhalb von sechs Monaten wieder ausgeglichen. Außerdem sollten der Arbeitgeber eine Dokumentationspflicht zur Arbeitszeit im Home Office mit dem Mitarbeiter vereinbaren. Es empfiehlt sich außerdem Zeiten für die Erreichbarkeit im Homeoffice festzulegen.   

Sind die Kosten für das Home Office steuerlich absetzbar?

Ganz gleich, ob Sie als Angestellter oder als Selbstständiger im Homeoffice arbeiten: Die Kosten für das Home Office sind unter sehr bestimmten Voraussetzungen steuerlich absetzbar. Während Selbstständige die Kosten über die Betriebskosten erklären, können Arbeitsnehmer die Kosten für das private Arbeitszimmer im Home Office als Werbungskosten absetzen. Arbeiten Sie lediglich zwei Tage pro Woche im Home Office, kommt es drauf an, ob Sie in dieser Zeit auch das das betriebliche Büro hätten nutzen können. Ist dies der Fall, ist der Werbungskostenabzug nicht zulässig. Ist dies jedoch nicht der Fall, weil Ihr Arbeitsplatz in irgendeiner Form eingeschränkt ist, dürfen Sie einen Höchstbetrag von aktuell 1.250 Euro für das Homeoffice geltend machen. Wenn Sie jede Woche mindestens drei Tage im Home Office arbeiten und diese Arbeit mit der in den Betriebsräumen qualitativ gleichgesetzt werden kann, stellt das Arbeitszimmer im Home Office den Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit dar. In diesem Fall können Sie die Kosten vollständig absetzen. Ist die Arbeit nicht qualitativ gleichzusetzen gilt für Sie der Höchstbetrag von 1.250 Euro. 

Welche Kosten für das Home Office sind steuerlich absetzbar?

Grundsätzlich werden alle Kosten, die Sie direkt Ihrem Arbeitszimmer zuordnen können, vom Finanzamt anerkannt. Hierzu gehören klassische Büroeinrichtungsgegenstände wie Schreibtisch, Bürostühle, die Bürobeleuchtung sowie Bücherregal im Homeoffice. Kosten, die sich auf die gesamte Wohnung beziehen, wie etwa Miete, Strom und Heizung dürfen nur anteilig für die Größe des Arbeitszimmers im Homeoffice abgesetzt werden. Die Formel lautet Fläche des Arbeitszimmers / Gesamtwohnfläche x 100 = Anteil des Arbeitszimmers an der Wohnungsgesamtfläche.    

Beispiel: Ihre Wohnung hat eine Fläche von 90qm. Das Arbeitszimmer ist 15qm groß. Daraus ergibt sich ein steuerlich absetzbarer Anteil von 16,6 Prozent für Miete, Heizung und Strom.

Home Office - so macht Heimarbeit tatsächlich glücklich: 6 Tipps 

Ein Versprechen der New Work Bewegung lautet: das Home Office mache glücklich und produktiv. Die Antwort lautet wie so oft: Ja, aber. Wie bereits die Ergebnisse der Homeoffice-bitkom-Erhebung gezeigt haben, ist Heimarbeit kein Automatismus für mehr Glück, Effizienz und Produktivität - und schon gar nicht bei jedem. Denn das Schlüsselwort für ein gelungenes Homeoffice heißt "geeignet". Nicht jeder ist bereit sich für die vermeintliche Freiheit in den eigenen vier Wänden zu disziplinieren. Und Disziplin ist, ohne den Chef und die Kollegen im selben Raum und festgelegte Arbeits- und Pausenzeiten, in mehrfacher Hinsicht der wesentliche Erfolgsfaktor für das Modell Homeoffice. Ohne eine gehörige Portion Disziplin, Selbst- und Zeitmanagement wird die Trennung von Arbeit und Freizeit nicht gelingen. Der größte Vorteil des Homeoffice ist die bessere "Vereinbarkeit von Arbeit und Privatem". Der größte Nachteil der Arbeit im Home Office lautet "die Vermischung von Job und Privatleben". Hier kommt es auf den Typ und die eigene Selbstdisziplinierung an.

1. Arbeiten & Aufhören können: Alles zu seiner Zeit. Wer konzentriert durcharbeitet, kann früher Feierabend machen. Aber: Häufig fällt es im Homeoffice gar nicht auf, wenn Sie über Ihre mentalen Kapazitäten hinaus arbeiten. Die Herausforderung im Homeoffice heißt daher auch, sich einen Schlusspunkt setzen zu können. Aus der einen Mail, die man nochmal kurz beantworten will, weil der PC ja immer greifbar wird, wird ein nicht enden wollender Arbeitstag. Die Verheißung der vermehrten Freizeit löst sich in Luft auf. Setzen Sie sich einen Rahmen für Arbeits- und Pausenzeiten im Home Office, den Sie einhalten. Ausnahmen sollten nicht zur Regel werden. Verlassen Sie in den Pausen ganz bewusst den Schreibtisch, um Nur so schaffen Sie Räume für konzentriertes Arbeiten und bewusst erlebte Freizeit.
2. Das Home Office ist Ihr Arbeitsplatz. Grenzen Sie Ihr Home Office möglichst strikt von anderen Bereichen der Wohnung ab. Im Idealfall besitzen Sie ein eigenes Arbeitszimmer, das Sie lediglich für die Arbeit nutzen. Halten Sie diesen Bereich möglichst von Ablenkung frei und verbringen Sie Ihre Freizeit woanders. Richten Sie sich Ihren Arbeitsplatz mit Büromöbeln und Büroaccessoires individuell nach Ihren Wünschen ein. Vergessen Sie aber auch bei der Heimarbeit nicht die ergonomischen Anforderungen, die auch im Home Office an einen guten Arbeitsplatz gestellt werden sollten. Auf officebase finden Sie daher zahlreiche ergonomische Bürostühle und höhenverstellbare Schreibtische.

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3. Im eigenen Biorhythmus leben. Es ist einer der größten Vorteile des Home Office, dass Sie nicht wie Millionen andere zum einem bestimmten Zeitpunkt startklar und leistungsbereit sein müssen. Wer seine Produktivitätshoch erst um 13 Uhr erreicht, sollte dann auch erst mit der Arbeit beginnen ohne ein schlechtes Gewissen haben zu müssen. Am Ende zählen sowohl für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber nur Leistung und Wohlbefinden. Sprechen Sie Ihren Arbeitgeber offen darauf an und legen Sie mit ihm fest, wann Sie im Home Office arbeiten und wann Sie erreichbar sind. 
4. Routine unterstützt das Wohlbefinden. Versuchen Sie, sich eine gewisse Morgenroutine anzugewöhnen, um gut in den Tag zu starten. So verkürzen Sie die Zeit zum Arbeitsbeginn entscheidend und fühlen sich wesentlich aufgeräumter. Auch wenn Sie aufgrund Ihres Biorhythmus erst mittags mit der Arbeit beginnen, versuchen Sie pünktlich zu sein, routinemässig aufzuräumen, sich Ziele für die Arbeit zu erklären und etwaige Ablenkungen zu entfernen. Eh Sie sich versehen, sitzen Sie 20 Minuten nach dem Aufstehen schon am Schreibtisch im Home Office - das kann Ihnen kein Büroarbeiter nachmachen.
5. Familie, Freunde & Nachbarn müssen mitspielen. Natürlich ist es praktisch, sich für den Arztbesuch des Kindes oder die Annahme eines wichtigen Pakets nicht den ganzen Tag frei nehmen zu müssen. Allerdings sollten Sie Ihre Familie, Freunde und etwaige Nachbarn davon in Kenntnis setzen, dass Sie auch im Homeoffice einen verantwortungsvollen Job ausüben und - wie im Büro auch - nur in wichtigen Fällen gestört werden können. Lassen Sie nicht zu, dass die Menschen um Sie herum Sie als Chauffeur oder Paketannahmestelle ausnutzen, weil das Home Office für sie eben so praktisch ist.
6. Soziale Kontakte pflegen. Viele Angestellte im Homeoffice klagen über mangelnde soziale Kontakte im Home Office und das Gefühl, nicht länger mehr Teil des Teams zu sein. Verlassen Sie sich zu sehr auf digitale Kommunikationsmittel. Sie ersetzen nicht den tatsächlichen Kontakt zu anderen Menschen. Finden Sie mit Ihrem Chef eine Möglichkeit, dass Sie bei Meetings im Büro regelmäßig dabei sind. Im Home Office sollten Sie durch Büro Apps wie Slack, Asana oder Jira immer mit in die Entscheidungen anderer einbezogen werden.