Konferenzraum einrichten – Leitlinien für die Planung

Der Konferenzraum ist so etwas wie die Königsklasse der Büroeinrichtung. Hier geht es um mehr. Neben dem Arbeitsalltag finden hier Weichenstellungen für die Zukunft statt: Im Konferenzraum werden Strategien besprochen, Kunden empfangen und Geschäfte besiegelt. Der Raum ist damit das Aushängeschild des Unternehmens. Unser Ratgeber zur Einrichtung des Konferenzraums gibt grundlegende Tipps für die Planung und die Gestaltung und hilft bei der Wahl der richten Konferenzraum Ausstatung.

 

Bild: Wilkhahn, Occo 

 

Konferenzraum per Definition

Die Einrichtung des Konferenzraums ist ein Statement. Gedacht als externer und interner Treffpunkt, spiegelt sich hier die Unternehmenskultur. Unabhängig von seiner Größe gibt der Raum Werte und Stil des Unternehmens wieder, ist einladend und ergonomisch gestaltet – und ermöglicht natürlich produktive Meetings. Diese verschiedenen Ebenen müssen bei der Planung bedacht sein, unabhängig davon, ob ein Büro neu entsteht oder vorhandenen Räume mit neuer Ausstattung überholt werden. Büromöbel und Farben, weiteres Interieur und die Präsentationstechnik sollten aufeinander abgestimmt sein.

 

Raumauswahl: Lage und Ausrichtung

Vor der Entscheidung über das Mobiliar und die richtige Ausstattung analysieren wir den verfügbaren Raum und die beabsichtigte Nutzung. Wer wird den Raum nutzen, externe und interne? Wie viele Mitarbeiter und Gäste könnten es sein? Werden auch Schulungen durchgeführt? Wird flexibles Mobiliar benötigt? Wird der Raum auch anders genutzt, etwa als Arbeitszimmer oder zum Essen? Wichtig ist dann gleich die Frage der Technik und der Ausrichtung des Raumes im Baukörper. Direktes Sonnenlicht und Aussicht können stören, aber auch erhellen. Generell liegt der Konferenzraum zentral, damit Gäste nicht lang durchs Büro irren müssen, was schon aus Diskretionsgründen wichtig ist. In der Nähe des Konferenzraums, jedoch akustisch isoliert liegen WC und Küche, damit auch diese Wege schnell erfolgen. Im Konferenzraum selbst oder unmittelbar davor muss eine Garderobe Platz finden.

 

Technische Ausstattung des Konferenzraumes

Moderne Konferenzräume erfordern eine sinnvolle Ausstattung mit Präsentationstechnik, viel davon heute digital. Dazu gehören zuverlässige Videokonferenzsysteme, Projektoren oder Bildschirme sowie ein vernünftiges Soundsystem, aber auch grundlegende Elemente wie Displays für Magazine und Ablagen. Intelligente Technologien wie drahtlose Präsentationsmöglichkeiten können die Effizienz steigern, sollten aber natürlich wirken. Die Verkabelung muss leicht zugänglich sein und unsichtbar bleiben. Kleinigkeiten wie Ersthilfe-Sets und andere grundlegende Sicherheitsvorkehrungen dürfen natürlich auch nicht fehlen.

Bild: Wilkhahn Stand-Up Confair Timetable, Thomas Bach, Hannover

 

Beleuchtung und Atmosphäre

Die Beleuchtung ist entscheidend für die Atmosphäre eines Konferenzraums. Natürliches Licht ist ideal, aber nicht immer verfügbar. Eine Beleuchtung im Konferenzraum soll den Raum ausleuchten, ohne zu blenden. Dimmbare Lichter bieten Flexibilität und ermöglichen es, die Atmosphäre je nach Bedarf anzupassen. Der Raum nicht steril oder kalt wirken – hier ist auf Lichtfarbe und die passende Farbwahl im Office zu achten. Dekorationen und gut gepflegte Pflanzen können die Atmosphäre dabei unterstreichen.

 

Akustik und Privatsphäre während der Konferenz

Die Akustik ist ein entscheidender Punkt im Konferenzraum. Generell sind Teppiche und andere schalldämpfende Elemente wie Vorhänge oder Stellwände gut, um unerwünschte Geräusche zu minimieren und die Privatsphäre zu wahren. Mobile Trennwände können nebenbei die Flexibilität des Raumes erhöhen. Je nach Themen im Geschäft und Geheimhaltungsstatus sind Schallschutzverglasung und entsprechend ausgearbeitete Türen wichtig.

 

Sitzplätze und Raumausnutzung

Die Anzahl der benötigten Konferenzräume und Sitzplätze hängt von der Größe des Teams und der Art der Treffen ab. Arbeitsstättenverordnungen geben beim Konferenz- oder Seminarraum etwas mehr Spielraum «auf Grund ihrer spezifischen betriebstechnischen oder ergonomischen Anforderungen», empfehlen die Raumgröße entsprechend der Nutzerzahl und Dauer der Nutzung. Rund um den Konferenztisch darf es mehr Platz sein als am Arbeitsplatz. Gehen wir von einem Raum aus, der auch für Gäste gedacht ist, fällt die Wahl auf hochwertige Bestuhlung, die schon allein raumgreifender sein kann. Designklassiker sollten auch als solche wirken können. Die Position des Redners sollte Bewegungsfreiheit haben. Mobile Stellwände und Flipcharts müssen Platz finden. Kurz: Generell sollte alles etwas größer sein. Fluchtwege müssen auch für Hausfremde deutlich sein. Bewegliche Stühle und Tische ermöglichen es, den Raum für verschiedene Zwecke zu nutzen.

 

Mobiliar und Materialwahl

Wir setzen bei der Auswahl der Büromöbel auf hochwertige und natürliche Materialien. Recycelte Stoffe und Möbel aus nachhaltig bewirtschafteten Wäldern sind zum Beispiel gute Optionen. Das unterstreicht Engagement übers Geschäftsziel hinaus und schafft eine angenehm seriöse Unternehmensidentität.Holztische können eine warme Atmosphäre schaffen, während gläserne Tische einen modernen Touch verleihen. Stühle für den Konferenzraum sind bequem und sie passen in Verbindung mit Innenarchitektur, Teppich und Accessoires zum Corporate Design oder dem jeweiligen Geist der Stunde.

Bild: Wilkhahn Occo, The Subdivision

 

Ein Raum, der verbindet

Die Einrichtung und Ausstattung eines Konferenzraums erfordert sorgfältige Abstimmung auf die Bedürfnisse des Unternehmens. Von der Möbelauswahl über Technik bis hin zur Atmosphäre – jeder Aspekt trägt dazu bei, dass der Konferenzraum produktives Miteinander möglich macht. Ziel ist immer, hier ein Gespräch möglich zu machen, bei dem die Teilnehmer entspannt und kreativ sein können. So entsteht ein Raum zu schaffen, der funktional und inspirierend zugleich ist. Es ist ein komplexes Zusammenspiel von Mobiliar, notwendigen Accessoires, Technik und der Umgebung – und es lohnt sich frühzeitig ein Konzept und eine Idee für den Konferenzraum zu haben. Hohe Professionalität sichert etwa eine beauftragte Büroplanung. Immerhin ist der Konferenzraum das Aushängeschild des Unternehmens.