Papierloses Büro: Tipps zur Digitalisierung

Das papierlose Büro ist schlank und sparsam. Zu viele Informationen existieren, um sie in gedruckter Form zu verwalten. Je nach Unternehmen und Arbeit werden durch die Digitalisierung Zeit, Geld und Raum eingespart – und im Idealfall Innovationen möglich gemacht. Wie kann Digitalisierung durch Einführung eines papierlosen Büros die Produktivität erhöhen? Eine abwägende Anleitung zum papierlosen Büro in einzelnen Schritten.

Würden Sie diesen Text ausdrucken? Hoffentlich nicht. Der Ausdruck eines digitalen Originals wäre ein Rückschritt: zu groß der Ressourcenverbrauch durch stromintensive Rechnerleistung plus Verbrauch von Zellstoff im Print. Dagegen beschäftigt die umgekehrte Reihenfolge die Arbeitswelt – der Weg zum papierlosen Büro: mit Ablagen und Archiven in rein digitaler Form. Nun heißt es: Server statt Hängeregistratur, Multimediamöbel statt Flipcharts mit sperrigen Papiergrößen. Dabei geht es aber vor allem um ein möglichst produktives, effektives Büro. Vor «digital first» muss es also heißen: «smart first».

 

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Grundlagen: Das papierlose Büro

Nicht jeder Prozess sollte digitalisiert werden. Um langfristig Ressourcen zu sparen, sollten digitale Lösungen immer auch Innovationspotential haben. Damit ist klar, was Digitalisierung und das papierlose Büro nicht sind: simple Scan-Vorgänge der vorhandenen Dokumente. Digitalisierung ist ein Plus, wenn Neues entsteht wie etwa im digitalen Workspace Management. Es kann sich teilweise sogar lohnen, bestimmte Abläufe in gewohnter Form weiter- oder auslaufen zu lassen. Die Integration smarter und innovativer Lösungen zeigt dann automatisch, wo Papier obsolet wird – sichtbar an den vergilbten Ecken der nicht mehr benötigten Akten.

 

Schritt für Schritt zum papierlosen Büro

1. Planung: Vor der Digitalisierung kommt das Denken: Was passiert mit gedruckten Daten? Welche Daten werden überhaupt gebraucht? Welche Papiere sollen verschwinden? Welche Daten dürfen oder müssen digital vorliegen? Jede Ablage verbraucht Fläche. Wenn manche Prozesse das Papier behalten: Lohnt es sich noch, in Drucker, Scanner und Fax zu investieren?
2. Integration: Wie passt der Prozess zur Unternehmenskultur? Wer führt die Digitalisierung durch? Wer leitet die Anschaffungen, z.B. leistungsfähiger Scanner?
3. Ablagestruktur & Speicher: Cloud oder eigener Server? Welche Mitarbeiter erhalten welche Zugriffe? Wie wird später gesichert – und vor Viren und Cyberangriffen geschützt? Schon lange vor Abschied vom Papier sind dies die wichtigsten Fragen.
4. Potentiale: Vor der Umsetzung sollte der Nutzen sichtbar sein: Welche ökologischen Auswirkungen sind zu erwarten? Und: Wird die Digitalisierung des Betriebs auch Prozesse vereinfachen und Kosten einsparen?
5. Scannen: Dies ist die Digitalisierung im wortwörtlichen Sinn – je nach Unternehmen und Ablagegröße nimmt der Wandel der Archive und darauf zugreifender Prozesse lange Arbeitszeiten ein.
6. Dateinamen: In vielen KMUs bremst das Chaos der Dateinamen die Akzeptanz der Digitalisierung aus – weil benötigte Dokumente schlicht nicht mehr auffindbar sind. Eine konsequente Durchsetzung der Bezeichnungen erspart grade neuen Mitarbeiten ewiges Suchen.
7. Wendepunkt: Wann ist der «Point-of-no-return»? Ab welchem Punkt wird kein Ausdruck mehr verarbeitet, werden die Drucker verkauft und Aktenordner vernichtet?
8. Überwachung und Sicherung: Nackt stehen nun die Archive mit allen Daten und Betriebsgeheimnissen vor dem weltweiten Netzwerk – die Überwachung und Verwaltung der Cybersecurity erfordert Personal und vorausschauende Pflege.
9. Verantwortliche: Wer steuert langfristig Datenflüsse, Sicherheit und Konsequenz bei Ablagen und Dateinamen? Je grösser der Betrieb, umso wichtiger die Benennung von «Datenverantwortlichen».
10. Nebenwirkungen: Das Archiv ist geschrumpft, die Ordner verschwunden – nun lässt sich der gewonnene Platz für die Tischtennisplatte oder einen neuen Lounge-Bereich nutzen.

 

Vorteile und Nachteile des Papierlosen Büros

Der Verzicht auf alle papierbezogenen Prozesse bringt Vorteile wie Nachteile. Neben der möglichen Kosten- und Platzeinsparung durch digitale Wege steht auf aktuell vor allem die mobile Arbeit und New Work im Fokus: Hier liegt das Büro ohne Papier vorn, da die flexiblen Zugriffe auf die Daten eine freie Ortswahl und individuelle Zeitplanung ermöglichen. Viele innovative Geschäftsmodelle basieren längst auf digitalen Tools, womit das Papier bereits irrelevant ist. Auf der anderen Seite ist das digitale Büro zunächst sehr zeitaufwendig. Je grösser das Unternehmen, umso zeit- und arbeitsintensiver gestaltet sich der Abschied vom Papier: Einer der intensivsten Punkte ist hier die Sicherung von Daten und Prozessen gegen Fremdzugriffe.

 

Risiken: Cybersecurity & Stromversorgung

Wer auf Digitalisierung und das papierlose Büro setzt, sollte sich der Risiken bewusst sein. Die großen Unternehmensberatungen zählen Cybersecurity heute zu den größten und dringendsten Herausforderungen. Liegen erst einmal alle Unternehmensdaten nurmehr digital vor, steigt das Risiko unbefugter Zugriffe, Diebstähle und Störungen von außen enorm. Ohne Sicherung hat die vernetzte Welt Einblick in vertrauliche eigene Daten. Hier sollte ein Plan B existieren. Auch im Fall von Stromausfällen oder anderen Störungen von Servern und Netzwerken (z.B. Feuer- und Wasserschäden) sollte die Handlungsfähigkeit eines Betriebs gesichert sein. Die Investition in solides Kabelmanagement beugt hier z.B. Bränden und Unfällen vor. Grundlegende Informationen wie etwa Notfallkontakte der Mitarbeiter sollten eventuell weiterhin in gedruckter und gesicherter Form existieren.

 

Kosten der Digitalisierung

Auch bei den Kosten lohnt sich der ehrliche Blick auf beide Seiten: Wie viele Ausdrucke werden im Durchschnitt erstellt? Welche Rechnerleistung ist zur Verwaltung des papierlosen Büros nötig? Mit welchem Stromverbrauch ist zu rechnen? Mit steigenden Strompreisen erhöht sich täglich der Bedarf an sparsamen Rechnern und möglichst energiearmen, smarten Prozessen. Damit ist die Frage der Nachhaltigkeit mit der Digitalisierung längst nicht abgeschlossen – auch weil die Investitionen in digitalen Bürobedarf aus finanzieller Sicht nicht automatisch nachhaltig sind.

 

Papierloses Büro: Beispiel mobile Arbeit

Zum Teil ist Papier schon längst ein Hindernis im Betriebsablauf: vor allem remote Work und das Papier schließen sich aus. Aus dem Heimbüro lässt sich schnell auf den Firmenserver zugreifen – auf ein haptisches Archiv jedoch nicht. Mobile Arbeit lebt von der klugen Reduktion auf die wichtigsten Utensilien und die schlankste Büroeinrichtung – nicht zuletzt, weil im «Homeoffice» zwischen Wohnzimmer und Küche meist wenig Platz für Ablage in Papierform vorhanden ist. Und wer einmal wirklich mobil an einem Klapptisch in der Bahn gearbeitet hat, weiß nicht nur die Abwesenheit von Aktenordnern, sondern auch eine schlanke Ordnerstruktur im Digitalen zu schätzen.

 

Smarte Zwischenlösung – papierarmes Büro

Auf manche Papiere lässt sich nicht verzichten: Nicht zuletzt ist gutes Papier enorm langlebig (die Abwesenheit von Feuer und Wasser vorausgesetzt). Es erreicht Lebenszyklen, von der ein HDD- oder SDD-Drive weit entfernt ist – die Bibliotheken dieser Welt sprechen sprichwörtlich Bände. Die smarteste Lösung liegt für viele Unternehmen sicher im Zwischenbereich: Zum Beispiel durch die deutliche Reduktion des Papierverbrauchs: das «papierarme Büro» also. Papier lässt sich auch wiederverwerten, sei es als Recyclingpapier oder auch durch eigene Wiederverwertung für Notizen. Wichtig ist vor allem das Schaffen eines Mitarbeiter-Bewusstseins für den Verbrauch – egal ob in Form von Papier oder Kilowatt.